Taakdelegatie

In deze rubriek worden de veel gestelde vragen over taaldelegatie behandeld. Deze zijn vastgesteld door de Nederlandse Vereniging voor Arbeids en bedrijfsgeneeskunde.

Wat is Taakdelegatie?

In de arbodienstverlening betekent Taakdelegatie dat een bedrijfsarts bepaalde taken door andere professionals (meestal niet-artsen) kan laten uitvoeren. De bedrijfsarts draagt hierbij altijd zelf de eindverantwoordelijkheid. Taakdelegatie is daarom ook altijd een professionele, met kwaliteits- en zorgvuldigheidseisen omgeven keuze van de bedrijfsarts zélf. Ook is het een manier van (samen)werken die de bedrijfsarts steeds moet blijven evalueren, samen met de professionals aan wie hij taken delegeert. BGDNW ziet er op toe dat bedrijfsartsen die deze methode toepassen dit met de vereiste zorgvuldigheid te doen.

Wat houdt een overeenkomst Taakdelegatie in?

Wanneer de bedrijfsarts besluit een deel van zijn taken door een ander te laten uitvoeren bespreekt hij dit met de beoogde taakgedelegeerde. Indien beiden tot overeenstemming komen stelt de bedrijfsarts een overeenkomst taakdelegatie op.
In de overeenkomst taakdelegatie, die tot stand komt tussen de bedrijfsarts en de taakgedelegeerde, is minimaal vastgelegd:

• aan wie de bedrijfsarts welke taken delegeert  
• een overzicht van de relevante bekwaamheden en de bijbehorende vaardigheden van de taakgedelegeerde
• de frequentie van overleg met elkaar
• hoe het toezicht en de bereikbaarheid van de bedrijfsarts is geregeld
• duur van de overeenkomst
• scholingsaspecten

De genoemde items vormen geen uitputtende lijst.

Mag een bedrijfsarts onbeperkt taken delegeren?

Nee, zeker niet alle taken van de bedrijfsarts komen voor delegatie in aanmerking. Zo moet de bedrijfsarts zelf toegankelijk blijven voor werknemers. Bij ziekte van een werknemer moet hij na persoonlijk contact met de zieke de feitelijke analyse voor een probleemanalyse maken. Bij een WIA-aanvraag moet hij een eindoordeel geven. Dit zijn taken die de wet expliciet bij hem neerlegt.

Waar delegeren wél kan, zijn er altijd voorwaarden

De gedelegeerde kan de bedrijfsarts bijvoorbeeld wel volgens afspraak helpen om informatie te verzamelen ten behoeve van de probleemanalyse. Soms kan de gedelegeerde daarbij eigen expertise inzetten. Dat kan de kwaliteit van het eindoordeel ten goede komen. Ook kan de bedrijfsarts door taakdelegatie mogelijk tijd vrijmaken om zich bezig te houden met taken die hij niet kan delegeren of beter zelf kan doen. Maar hij moet wel toetsen en bewaken of de Taakdelegatie oplevert waar deze voor bedoeld is én voldoet aan de eisen van goede bedrijfsgezondheidszorg.

Is Taakdelegatie voor- of nadelig voor opdrachtgevers?

Dat is niet op voorhand te zeggen. Taakdelegatie kán de kwaliteit van de bedrijfsgezondheidszorg ten goede komen, maar alleen onder bepaalde voorwaarden.

Dienstverlening afstemmen op situatie

Taakdelegatie kan de bedrijfsarts ruimte bieden om de dienstverlening beter af te stemmen op de situatie van de opdrachtgever. Bijvoorbeeld door de juiste professional de juiste zorg te laten verlenen. Ook kan de bedrijfsarts zelf bijvoorbeeld meer tijd overhouden om aandacht te besteden aan speciale en complexe problemen. En aan waardevolle taken naast verzuimbegeleiding, zoals preventie en advies. Op die manier kan Taakdelegatie de bedrijfsgezondheidszorg doeltreffender en doelmatiger maken.

Niet ten koste van kwaliteit en zorgvuldigheid

Het is belangrijk Taakdelegatie niet ten koste gaat van de kwaliteit en zorgvuldigheid van de dienstverlening. De bedrijfsarts moet er daarom op toezien dat de Taakdelegatie zorgvuldig verloopt. Zo moet de bedrijfsarts de opdracht aan de gedelegeerde verlenen en diens bekwaamheid hebben beoordeeld. 

Moeten de plannen voor Taakdelegatie worden afgestemd?

De bedrijfsarts hoort bij het plannen maken rekening te houden met alle betrokken partijen en met hen allemaal af te stemmen.

Alle betrokken partijen meenemen
De bedrijfsarts moet eerst zelf onderzoeken wat taakdelegatie op kan leveren voor de verschillende betrokkenen. Daaronder vallen de opdrachtgever, diens werknemers, de gedelegeerde, de bedrijfsarts zelf en eventueel diens werkgever. Vervolgens maakt de bedrijfsarts een voorstel en zorgt hij voor afstemming met al deze partijen. Het is belangrijk dat de bedrijfsarts doelen en afspraken zo concreet mogelijk vastlegt.

Huidige situatie analyseren en bespreken
De bedrijfsarts kan ook terechtkomen in een situatie waar al keuzes en afspraken over taakdelegatie gemaakt zijn. Dan moet hij deze situatie grondig in kaart brengen om na te gaan of de taakdelegatie zorgvuldig en verantwoord geregeld is. En of deze situatie aansluit bij de manier waarop de bedrijfsarts zelf wil werken. Ook knelpunten en vragen die hierbij naar voren komen moet de bedrijfsarts met alle betrokken partijen bespreken om hen te betrekken in zijn afweging of en op welke manier taakdelegatie zinvol is.

Initiatief van beide kanten
Andersom moeten werkgevers en arbodienstverleners de bedrijfsarts altijd betrekken bij keuzes en afspraken over Taakdelegatie. Betrokken partijen kunnen ook altijd zelf initiatief nemen om mogelijkheden voor Taakdelegatie aan de orde te stellen bij de bedrijfsarts.

Wie moet de werknemers informeren over Taakdelegatie?

De bedrijfsarts is verantwoordelijk voor het informeren van werknemers. Werkgevers en gedelegeerde hebben hier ieder ook een eigen verantwoordelijkheid in.

Bedrijfsarts maakt afspraken
De bedrijfsarts moet met de betrokken partijen (gedelegeerde, werkgevers, arbodienst) afspreken hoe de werknemers worden geïnformeerd over de taakdelegatie. Dit kan via verschillende informatiekanalen vanuit de werkgever, de gedelegeerde of de bedrijfsarts zelf. Denk bijvoorbeeld aan een brochure, een intranetpagina of contactmomenten tussen gedelegeerde en werknemers. De gedelegeerde moet ten minste bij ieder eerste contact met een werknemer nagaan of die duidelijk geïnformeerd is en anders alsnog de nodige informatie geven.

Bedrijfsarts altijd toegankelijk voor werknemers
Werknemers moeten op hoofdlijnen weten wat Taakdelegatie inhoudt, welke taken door de bedrijfsarts zijn gedelegeerd en aan wie. Belangrijk is verder dat werknemers weten dat de bedrijfsarts eindverantwoordelijk blijft en dat zij altijd de mogelijkheid houden om hem persoonlijk te consulteren.

Is voor Taakdelegatie instemming nodig van de OR of PVT?

Ja, als er een ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) aanwezig is bij de werkgever die de bedrijfsarts heeft gecontracteerd, mag taakdelegatie alleen plaatsvinden met instemming van dit orgaan.

Bedrijfsarts controleert instemming en overlegmogelijkheden
De bedrijfsarts moet nagaan of de OR of PVT heeft ingestemd met Taakdelegatie. Ook is het verstandig om in het basiscontract van werkgever en arbodienstverlener/bedrijfsarts te controleren welke mogelijkheden de bedrijfsarts heeft om te overleggen en samen te werken met de OR of PVT. Het contract hoort hier hoe dan ook ruimte voor te bieden.

Klachten over bedrijfsarts of gedelegeerde?

Bij klachten kunnen werkgever en werknemer in elk geval altijd terecht bij de bedrijfsarts. Hij is immers eindverantwoordelijk.

De bedrijfsarts is verantwoordelijk
De bedrijfsarts moet toezicht houden op de kwaliteit en uitvoering van de gedelegeerde taken. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat een gedelegeerde geen taken uitvoert die niet gedelegeerd mogen worden of die buiten zijn deskundigheid liggen en dat de gedelegeerde zich houdt aan de regels rond geheimhouding en privacy. Werknemers of werkgevers kunnen met klachten over de gedelegeerde dan ook altijd terecht bij de bedrijfsarts. Ook de gedelegeerde moet de bedrijfsarts om hulp kunnen vragen bij conflicten met werkgever of werknemer.

Klachten over bedrijfsarts
Ook voor problemen met de bedrijfsarts is deze zelf de aangewezen persoon om mee in gesprek te gaan. Komen de partijen er samen niet uit, dan kan een werkgever of werknemer een klacht indienen via functionariisgegevensbescherming@bgdnw.nl Afhankelijk van de aard van de klachten zijn diverse vervolgstappen mogelijk,

Vaststellen of gedelegeerden bekwaam zijn voor hun taak?

Zowel de bedrijfsarts als de beoogde gedelegeerde moet nog voor het aangaan van de overeenkomst voor Taakdelegatie beoordelen of de gedelegeerde voldoende bekwaam is voor de betreffende taak.

Beoordeling door beide partijen
Het is heel belangrijk dat de gedelegeerde aantoonbaar bekwaam is. Daarom moet zowel de bedrijfsarts als de gedelegeerde zelf deze bekwaamheid beoordelen. Deze stap is extra belangrijk omdat er de laatste jaren veel functies en disciplines bijgekomen zijn waar een bedrijfsarts taken aan kan delegeren. Bovendien zijn de gebruikte functiebenamingen niet altijd eenduidig en zeggen ze soms niets over de specifieke bekwaamheid. 

Beschikbaar kwaliteitssysteem gebruiken
Bij de beoordeling kunnen de bedrijfsarts en de beoogde gedelegeerde gebruikmaken van de kwaliteitssystemen van de eigen werkgever of arbodienst. Vooral grotere arbodiensten beschikken vaak over een goed systeem om bekwaamheid te beoordelen. Bij aanwezigheid van zo’n systeem mag de bedrijfsarts daar uiteraard op vertrouwen: hij hoeft niet alles zelf nog eens over te doen.

Onderwerpen van de beoordeling
Bij beoordeling van de bekwaamheid gaat het niet alleen om de huidige functie van de betreffende persoon. Er moet bijvoorbeeld ook worden gekeken naar opleiding, bevoegdheden, werkervaring, denkniveau en communicatieve vaardigheden. De gedelegeerde moet zijn bekwaamheden altijd kunnen aantonen. Verder moeten bedrijfsarts en gedelegeerde beoordelen of er een goede basis is voor succesvolle samenwerking. Beide beoordelingen kunnen plaatsvinden in een gesprek. 

Is bij Taakdelegatie de privacy van werknemers gewaarborgd?

De bedrijfsarts moet de privacyregels van de AVG toepassen en erop toezien dat de gedelegeerde deze nakomt.

Bedrijfsarts bepaalt regels en houdt toezicht
Bij het verstrekken van de opdracht aan de gelegeerde moet de bedrijfsarts afspraken maken over de regels die daarbij gelden. Beroepsgeheim en privacy zijn daar een belangrijk onderdeel van. Vervolgens moet de bedrijfsarts er daadwerkelijk op toezien dat de gedelegeerde zich aan deze regels houdt.

Voorlichting is verplicht
De bedrijfsarts hoort werknemers voorafgaand aan de taakdelegatie ook te laten weten dat de gedelegeerde een geheimhoudingsplicht heeft, en dat deze geen medische of vertrouwelijke gegevens met de werkgever deelt. De gedelegeerde mag sommige andere gegevens wel met de werkgever delen, zoals ook de bedrijfsarts dat mag.

Eigen of afgeleid beroepsgeheim

De bedrijfsarts moet ook duidelijk maken of een gedelegeerde onder het afgeleide  medische  beroeps-geheim werkt. Een gedelegeerde mag medische gegevens verzamelen voor zover die van belang zijn voor de taak die hij met de bedrijfsarts is overeengekomen. Is hij een niet-medicus, dan heeft hij hierbij een afgeleid beroepsgeheim. Soms is er ook nog een eigen beroepsgeheim, bijvoorbeeld bij Arbo verpleegkundigen. De gedelegeerde mag nooit meer of andere informatie delen met de werkgever dan de bedrijfsarts.

Heeft een werknemer altijd het recht om de bedrijfsarts persoonlijk te consulteren?

Ja, de bedrijfsarts blijft eindverantwoordelijk. Daarom moeten medewerkers altijd de mogelijkheid hebben om hem persoonlijk te consulteren. De bedrijfsarts moet zorgen dat zij hiervan op de hoogte zijn.

Voorlichting verplicht
De bedrijfsarts kan deze voorlichting zelf geven, maar mag bijvoorbeeld ook met de werkgever en met de gedelegeerde(n) afspreken dat zij hierin een praktische rol spelen. Daarnaast moeten gedelegeerden zelf hoe dan ook – op zijn minst bij het eerste contact – nagaan of een werknemer op de hoogte is en waar nodig voorlichting geven.